中山市社保局

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中山市社保局

       中山市社保局从2005年起，严格按照《关于印发〈广东省社会保险业务档案管理暂行办法〉的通知》（粤社保〔2005〕36号）要求，结合当地社会保险业务发展需要，高起点、严要求，狠抓社会保险业务资料清理归档工作，取得了良好成效。为进一步规范镇区社会保险业务档案管理工作，增强各劳动分局（所）做好社保资料整理归档工作的责任意识，配合争创社保系统档案管理省一级标准单位活动，根据《关于贯彻〈社保档案分类整理及接收工作规范〉的通知》（中社保[2006]3号）要求，中山市社保局办公室于2006年11月8日至17日对各镇区劳动保障分局（所）社保业务档案的管理情况组织了摸底巡检。通过此次巡检，中山市社保局对各镇区业务档案管理现状有了切实了解，并根据巡检情况对今后业务档案的管理工作做了科学的长远规划。

    一、领导重视，机构健全，管理制度日趋完善

    巡检情况显示，大部分镇区劳动分局领导对档案工作的认识有了全面提高，重视统一干部职工的思想认识，能依照档案升级管理的高目标和局档案工作的规范，组织人员按照《广东省社会保险业务档案管理暂行办法》要求，制定一系列严格的档案管理规章制度，并把档案的形成、移交、利用等阶段的各项档案工作落实到具体业务工作各个环节。为解决业务档案清理和整理中遇到的实际问题，各镇区分局都健立了由主管领导、分管档案管理工作领导、专兼职档案员组成的档案管理组织机构，健全了层层负责、人人把关的档案人员岗位责任制，明确了有关领导和专职工作人员的工作职责，并将档案工作纳入劳动保障工作目标管理考核范围，以此促进业务档案管理向制度化、规范化迈进。

    二、场地落实，设备齐全，软硬件配备上新台阶。

    个别镇区分局办公场地和办公经费有限，人力资源紧缺，但仍然挤出经费，积极创造条件，按市局要求清理好、保管好历年来的业务档案，并根据档案业务建设规范要求标准，投入资金，购置了档案箱、档案柜共计333个，打码机、装订机共计23台，添置了灭火器、除湿机、空调等专业必需设备，部分镇区分局还配置了档案存放专用的密集架，确保档案的安全规范保管。

    各镇区分局所还大力加强软件建设，通过加强工作人员业务技能培训，不断提高档案管理人员业务素质。邀请市局档案管理专业人员对镇区分局业务人员进行档案业务知识培训和指导，明确档案专兼职管理人员的在档案管理工作的职责任务、业务资料清理的质量要求和档案管理各种规范，增强工作人员档案管理规范意识。

    三、分类整理，集中存放，管理水平明显提高

    各镇区分局加强基础管理工作，对2005年前的档案资料重新进行了分类整理，2005年前的档案资料按税码分类，2006年起的档案资料按月份分类，并按照规范化、标准化、社会化的要求制定标准，分工负责，限期完成。目前，各镇区分局2005年前的历史档案已全部按规范分类整理装订入柜并对外开放查阅，平均查阅档案30人次/月，调阅档案35卷次/月。各镇区分局的档案管理基本实现了立卷规范、目录健全、集中存放的目标。

    虽然档案管理工作整体情况良好，但在细节上仍然存在一些问题，主要是：打码、装订仍存在不规范的情况，存档纸张、档案用胶水不够统一，个别镇区分局的档案存放比较随意等。针对存在问题，结合巡检总体情况，中山市社保局对今后社保档案的管理工作提出以下规划和建议：

    首先是要齐抓共管，形成合力。每个镇区分局每月都会产生业务档案，参保人调阅业务档案的密度也较大，因此科学细致地管理好业务档案是每个镇区分局的责任和义务。镇区分局要做好基础的档案整理归档工作，市局要建立监督管理的长效机制，做到目标明确，步调一致，上下齐心，齐抓共管，进而有效利用社会保障档案，进一步完善社会保障体系建设，更好地为社会保障工作服务。

    其次是要加强交流，定期指导。由于业务经办人员对相关文件规范的理解存在差异，各镇区分局的档案管理还存在模糊和不统一的情况。下一步市局办公室将进一步细化管理规范，定期举办档案管理的理论知识讲座，加强现场指导，每半年开展一次巡检，推动档案工作标准化、科学化、制度化的管理目标的实现。

    再次还要积极推进档案管理信息化建设。在全国档案工作“十一五“规划中，档案信息化建设的要求被放到突出位置。社保业务的信息化给传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。档案管理如何适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，成为社保业务档案工作能否持续、健康发展的关键。今后中山市社保局将把社保档案管理纳入单位信息化和档案工作信息化系统建设的范围，加强对电子文件和电子档案管理方法的研究，逐步实现档案电子信息化管理，提高社会保障档案管理水平。

中山市社保局来源：HR01.COM